Como encher a agenda de um profissional novo
Por que começar pela base e não pelo anúncio?
Porque quem já é paciente da casa confia na clínica, e essa confiança se transfere para o profissional novo com muito menos esforço do que convencer um desconhecido. Um paciente de fisioterapia que precisa de orientação nutricional é um encaminhamento natural, não uma venda.
Some o fator custo. Agenda vazia pressiona, e a pressa leva a ligar campanha com verba alta para preencher horário. Quando isso acontece antes de a operação estar redonda, o custo por paciente sai caro e a conclusão errada é que anúncio não funciona para aquela especialidade.
Como transformar encaminhamento interno em rotina?
Definindo quem encaminha, quando e com que frase. Encaminhamento que depende de o profissional lembrar no meio do atendimento não acontece com constância. Precisa de gatilho: uma pergunta no protocolo de avaliação, um campo no prontuário, um combinado de equipe.
E precisa de retorno. O profissional que encaminha quer saber o que aconteceu com o paciente que ele indicou. Sem esse fechamento de ciclo, o encaminhamento morre em duas semanas.
| Fase | De onde vem o paciente | O que fazer |
|---|---|---|
| Primeiras semanas | Base atual da clínica | Encaminhamento interno com gatilho definido no protocolo |
| Ocupação inicial | Lista de espera e retornos | Encaixe e antecipação de retorno para não deixar sala vaga |
| Abertura para fora | Busca local e perfil no Google | Perfil do profissional no perfil da clínica, com serviço listado |
| Campanha | Anúncio por serviço específico | Um serviço, raio curto, verba que gere contato suficiente para medir |
| Escala | Mix de interno e externo | Acompanhar ocupação por origem e ajustar onde estiver travado |
Quando ligar o anúncio?
Quando a agenda já tiver algum movimento e o processo estiver definido: quem responde o contato, em quanto tempo, e o que acontece na primeira consulta. Ligar campanha para uma sala onde ninguém sabe ainda como é a jornada é o jeito mais rápido de gastar sem aprender.
Comece pequeno e por um serviço só, o de maior procura dentro daquela especialidade. Campanha ampla com verba pequena não gera contato suficiente para você concluir coisa alguma no fim do mês.
O que fazer com o horário que sobra enquanto isso?
Horário vago não precisa ficar vago. Ele pode virar encaixe para quem está em lista de espera de outra especialidade, sessão de retorno antecipada de quem já está em tratamento, ou avaliação para paciente da base.
Isso resolve duas coisas ao mesmo tempo: a sala rende alguma coisa e o profissional novo ganha volume de atendimento, que é o que constrói a segurança dele e as primeiras avaliações no perfil da clínica.
Como medir se está funcionando?
Pela taxa de ocupação da agenda daquele profissional, semana a semana, separando o que veio de encaminhamento interno e o que veio de fora. Essas duas origens contam histórias diferentes e exigem ações diferentes.
Se o interno está crescendo e o externo não, o problema é campanha ou posicionamento. Se o externo cresce e o interno não sai do lugar, o problema é rotina de equipe, e nenhuma verba resolve isso.
O erro que faz a clínica desistir de uma especialidade nova
É julgar a especialidade pelo primeiro mês de agenda vazia. Nenhuma sala nova enche sozinha, e a comparação justa não é com a agenda do profissional que está na casa há três anos.
Dê a ela o mesmo que você deu para as outras: rotina de encaminhamento, presença no perfil da clínica e, só então, verba. Desligar antes disso costuma custar o investimento inteiro que já foi feito na contratação.
Abriu uma especialidade nova e a agenda está vazia?
Diagnóstico gratuito: olhamos a sua base, o encaminhamento interno e o que faria sentido anunciar primeiro.
Falar no WhatsAppPerguntas frequentes
Quanto tempo leva para encher a agenda de um profissional novo?
Depende da especialidade, do tamanho da sua base e de quanto encaminhamento interno existe. O que dá para acelerar é a ordem: base primeiro, perfil no Google depois, campanha por último. Invertendo essa ordem, custa mais e demora mais.
Vale anunciar o nome do profissional ou o da clínica?
Em especialidade onde a relação é pessoal, como psicologia e nutrição, o nome e a formação do profissional pesam bastante. Em serviço mais padronizado, a marca da clínica sustenta melhor. Nos dois casos, a identificação com o registro precisa aparecer.
Encaminhamento interno não parece empurrar serviço?
Parece quando é feito no lugar errado da conversa ou sem relação com a queixa. Quando nasce de uma pergunta do próprio protocolo de avaliação e faz sentido clínico, soa como cuidado, que é o que de fato é.
Devo dar desconto na primeira consulta para atrair?
Costuma atrair quem decide por preço e não continua o tratamento. Antes de mexer no valor, vale usar a base e ajustar o processo de agendamento, que muda o número sem corroer a margem da especialidade nova.
Como o perfil no Google ajuda nesse caso?
Listando o serviço novo no perfil da clínica e mantendo avaliações recentes. Boa parte da busca por especialidade é feita por proximidade, e o perfil converte esse tipo de procura sem custo por clique, o que é ideal quando a verba ainda está pequena.
Bruno Vasconcellos
Fundador da Beatus Mídias, agência de tráfego pago, CRM e inteligência artificial para vendas, com sede em Maricá (RJ). Opera mídia para negócios locais no Rio de Janeiro desde 2022.
Sobre o autor